项目启动,英文里叫kick-off,原指足球赛里的“开球”。一旦开球,就表示整个比赛正式开始,双方队员就要在接下来的90分钟里争取进更多的球。我们在平时生活中也经常看到各种启动仪式、开幕式等,都是某种意义上的项目启动大会,只不过对于旁观者公众来说,更多的是被通知。在实际研发项目中,我们并不一定会有多么郑重的启动“仪式”,但是项目启动会议却必不可少。那么,作为项目经理,应该怎么入手来准备项目启动会议呢?
基本思路
在开始相关准备工作之前,项目经理先“自私”一下,问问自己想从启动大会得到什么?再反过来问一下,如果别人收到了启动大会的邀请,他们会有什么疑问,他们想要什么?这两个问题,基本涵盖了启动会议所要准备的主要内容。
问题1:自己需要什么?
问题2:别人想了解什么?
问题1:自己需要什么?
首先,从我们自己出发,问一问自己,为什么要召开项目启动会议?在生活中,大部分时候并没有所谓的项目“启动大会”,那我们是怎么做的?比如我们要在接下来的两个小时内完成一份研究报告,我们会告诉周围的人:“接下来两个小时我要完成研究报告,请尽量不要打扰,谢谢!”。
简单的一句话,就是一个很好的项目启动声明,清晰表达了两个意思:
告诉大家:在接下来的一段时间内我要做xx项目啦
提出请求:希望大家能够给予支持
所以,从项目经理自己的角度,项目启动会议目的也是一样,也是这两个方面:1. 我们的项目要开始了;2. 希望得到相关方面对项目的支持。剩下的,都是为这两点服务,来解答大家心中的各种”为什么”。
问题2:别人想了解什么?
自己的想法已经很明确了,那其他人会怎么想?设想一下,周一早上9点,我们刚到办公室,打开邮箱,弹出一个会议邀请,要求我们在上午10点参加xx项目的启动会议,而我们之前从来没有听说过xx项目。这时,我们会怎么想?很自然,第一反应会在心里问:
xx项目是干什么的?
为什么我被邀请?
如果我们去参加这个项目的启动会议,这就是我们想从会议上得到答案的问题。这两个疑问,一个是关于“事儿(项目)”,一个是关于“人”。那么,作为项目负责人,启动会议的邀请者,我们就需要从这两个基本问题出发来准备启动会议。比如,可以在会议邀请里添加项目简介和被邀请人员名单、角色等,来回答大家的疑问,如果有相关材料,也可以提前附到邀请里一起发出。
步骤和逻辑
明白了自己的诉求和大家可能的疑问,准备启动会议的思路就会清楚很多。大概的内容我们可以简单分为关于“事儿(项目)”和“人(团队)”两部分。关于项目的,主要用来解答大家关于“xx项目是干什么的”之类问题,然后告诉大家项目要启动了;关于人的,就是明确项目团队成员和相关人员在项目中扮演的角色,以便项目能够得到对应的支持。
1 项目及运作方式
要解答大家心中关于项目的疑问,需要我们从项目本身出发,对项目做一个基本的介绍。当然,由于项目仅仅是启动阶段,对于大部分人来说,可能是第一次听说、被加入到项目中,所以对项目的介绍不需要也不应该涉及到过多底层细节。
在启动会议上,对项目的介绍主要集中在下边两点:
1.1 项目简介——明确背景和目标
一些基本的背景介绍,可以帮助解答大家心中的一些初期疑问,比如为什么要做这个项目、出发点是什么、对整个部门、公司意味着什么,等等。这里重要的是从“道”的角度,让大家统一认识到项目的重要性、在组织中所处地位、愿景是什么,这些都是在以后的项目中要始终坚持和强调的“初心”。
有了基本的背景介绍和项目愿景,我们还要清晰说明项目目标。某种意义上来说,这个目标就是长期愿景在项目中的量化表示,所以一定要是具体可见的衡量的。比如我们的长期愿景是在5年内达到行业领先,那在当前项目的目标则是在接下来的1年内实现销售额30%以上的增长。行业领先就比较笼统,但是销售额增长30%就比较具体。
1.2 运作方式——强调特殊性
了解了项目的出发点,也有了明确的项目目标,那这些目标要怎么实现呢?这就要说项目的基本运作模式了。特别是针对开创性的新项目,之前没有类似项目,运作方式将会是大家关注的重点,因为这直接影响到接下来大家怎么参与进来、支持这个项目。当然,如果当前项目要在已经比较成熟的运作框架下运行,这时候,我们需要将关注点转移到针对当前项目的一些特殊点上来,比如这个项目有哪些跟之前不一样的地方,这些都要在项目启动的时候点出。
这里要强调的一点是,运作方式的制定或变化,是以更好地完成项目目标服务的。所以,在说明项目运作方式的时候,要与目标结合起来。我们的每一个步骤、环节,是如何帮助实现最终目标的。落实到实际操作层面,就是有哪些定期和不定期的会议、哪些决策点、哪些申诉渠道、触发条件是什么,等等。
02 团队介绍
经过项目和运作模式的介绍,每个人对整个要做的事儿以及怎么做都有了大概了解。事儿总是要人来做的,那么,在当前原作模式下需要什么样的项目团队设置也就一目了然。整个逻辑也很清楚,为了完成项目目标,我们需要什么样的运作模式;在这种运作模式下,我们的项目团队是什么样的。
项目+目标(干什么) => 运作模式(怎么干) => 团队设置(谁来干)
2.1 核心项目团队
项目团队的各种角色设置,都是建立在现有运作模式的基础上的,其最终目的都是使项目按照设定的运作方式运行,从而实现预定的目标。
所以,项目团队介绍除了基本的团队成员、角色之外,更重要的是每个角色的职责,并且将这些与其在整个运作模式联系起来,明确每个成员、每种角色在模式中的位置,以及他们如何确保项目模式顺利运作并实现设定目标的。
2.2 支持团队
除了直接参与项目工作的核心团队之外,还需要背后的支持团队,或者说是项目团队成员背后的整个研发团队。启动会议的其中一个重要目的,就是获得研发领导对项目的支持。在项目执行过程中会遇到各种困难和问题,很多时候,仅仅依靠现有项目团队成员并不能很好地解决这些问题,这时候我们就需要请求额外的支持。所以,在准备启动会议时,我们要设想以后可能遇到的困难,可能需要的外部支持,或者上级领导的支持,然后在启动会议中提前告知,让对方至少在思想上有所准备。
针对这些支持团队,可以简单说明哪些环节、在什么情况下,可能会需要什么样的支持。凡事预则立,不预则废。也就是平时说的“丑话说在前头”。
03 下一步展望
到这里,我们的启动会议的内容基本解答了上文提出的主要疑问。所有参会者对项目基本情况和目标有了初步了解,清楚了项目的大概运作模式,明白了自己在项目中所处的位置、需要提供哪些支持。这些已经足够我们开始接下来的项目工作。为了接下来工作的开展,在启动会议上可以对下一步的工作做一个展望,特别是一些在启动会议上提出的、还没有确定的问题。
下一步展望可以包括:
关于项目运作模式和项目团队还没有彻底澄清的地方(包括会议上可能新提出的)
接下来关键的项目实施工作
总结
关于如何准备项目启动会议,这里仅仅提供了一个简单的思路和步骤。具体操作层面,还可以参考各种不同类型的kick-off模板,虽然看起来千差万别,但是“万变不离其宗”,这些基本的问题搞清楚了,不管是什么项目,相信你都能轻松“启动”!
原文:https://mp.weixin.qq.com/s/bnbGKgRm1ts8feEDRCxHkA